Napkin AIは、入力内容・学習利用の設定・共有相手を管理したうえで使う図解作成ツールです。社内文章を扱う場合は、「図にするだけだから外部に出ない」「学習をオフにすれば保存もされない」と考えず、会社の利用ルールと契約条件を先に確認しましょう。
この記事では、Napkin AIの公式情報をもとに、文章の入力から図解の保存・共有までの注意点を整理します。公開情報を図解したい個人と、業務資料を扱う担当者では判断基準が異なるため、それぞれの確認手順を紹介します。情報確認日は2026年11月4日です。
Napkin AIの安全性は入力する文章と共有方法で判断する
Napkin AIの安全性を判断する際は、サービス側の対策と、利用者が持ち込む情報・共有設定を分けて考えることが大切です。暗号化などの対策があっても、社外秘の文章を入力してよいかは別の問題です。
公開情報の図解と社内資料の図解を分ける
公開済みのサービス説明や一般的な業務フローを、自分で整理した文章から図にする利用は、顧客名や未発表情報を含む資料を入れる場合より、扱う情報を限定しやすくなります。ただし、公開情報でも転載権限や正確性の確認は必要です。
たとえば採用向けの公開ページをもとに「応募から入社まで」を図解する場合、非公開の採用基準や候補者情報まで付け加える必要はありません。最初は公開してよい範囲だけで図解し、必要な情報を絞っていくと判断しやすくなります。これは利用場面を説明する例であり、実測した利用体験ではありません。
社内資料では、文章そのものだけでなく、図のラベル、数値、部署名、背景の説明にも注意します。見出しだけを残したつもりでも、取引先や事業計画を推測できる組み合わせになっていないか確認しましょう。
安全性の説明は適用範囲まで読む
公式セキュリティ案内には、SOC 2 Type II、ISO 27001、暗号化やアクセス管理などの説明があります。ただし、認証の表示だけで、すべてのデータや用途が自社の条件に適合すると決まるわけではありません。
本記事は公式公開情報を確認したもので、監査報告書や契約書を個別に審査したものではありません。機密情報を扱う組織では、必要な証明資料、対象サービス、契約主体、適用プランを管理担当者と照合してください。
Napkin AIの安全性を考えるために処理・保存・学習を分ける
Napkin AIに文章を入力すると、その内容は図解生成のために処理されます。「処理されること」「保存されること」「製品改善や学習に使われること」は同じ意味ではありません。
| 確認対象 | 意味 | 確認すること |
|---|---|---|
| 生成処理 | 図解を作るための情報処理 | 入力してよい情報か、処理先は適切か |
| 保存 | 文書・成果物などの保持 | 保存場所、削除条件、保持の例外 |
| 学習・製品改善 | モデルや製品の改善への利用 | プラン、設定、チーム管理者 |
| 共有 | 他の人が閲覧・編集できる範囲 | 共有相手、権限、書き出し先 |
生成処理は学習利用の設定と別に必要になる
公式プライバシーポリシーでは、入力した文章、生成された文章や図、利用に関する情報などを扱うことが説明されています。図解を作るために入力をサービスへ渡す以上、学習利用を停止しても、生成のための処理までなくなるわけではありません。
Napkin AIは、外部のAI基盤や自社でホストするモデルを含め、複数の処理基盤について案内しています。「このサービスだけが端末内で処理する」とは考えず、データ処理の委託先も業務利用の確認対象にしましょう。
保存場所と保管期間を業務条件に照らす
公式セキュリティ案内は、Google Cloud上の米国でのホスティングと、処理に他の国が関係する可能性を説明しています。したがって「国内保存が必須」という社内条件がある場合、その条件を満たすと自己判断して入力することは避けてください。
プライバシーポリシーには、アカウントが有効な間のコンテンツ保持や、削除後も法令・安全管理などの理由による例外があることが記載されています。文書やアカウントの削除を、あらゆる保存先からの即時消去と同じ意味にしないことが重要です。
匿名化される説明だけで機密を入力しない
学習や製品改善に用いるデータについて匿名化の説明があっても、会社名を消しただけで機密性がなくなるわけではありません。珍しい商品名、日付、案件規模の組み合わせから、対象を推測できることがあります。
実際の顧客データを加工するより、まず架空の例や一般化した手順で構成を作るほうが、入力範囲を管理しやすい場合があります。実データが必要な業務なら、匿名化の十分性も含めて社内の責任者に確認しましょう。
Napkin AIの学習利用設定とTeamspaceの管理を確認する
学習利用を抑えたい場合は、現在のアカウントで誰が設定を管理するかを確認してください。個人アカウントとTeamspaceでは、設定する人が異なります。
個人設定とチーム管理者の設定は別
公式ヘルプは、製品改善のため、選択した文章と図解の選択結果などの匿名化された操作データを利用する場合があると説明しています。個人ではAccount SettingsのData Privacyから「Use my content for product improvements」をオフにする方法が案内されています。
Teamspaceでは管理者側の設定が適用されます。業務で参加したメンバーが個人の設定だけを確認して「チームの資料も対象外になった」と判断しないようにしましょう。画面名や表示は変更される可能性があるため、実際の設定と最新ヘルプを照合します。
Enterpriseについては、顧客データをAIの学習に使わないという公式案内があります。ただし、その説明をすべての個人プランへ広げたり、保存やサポート目的の処理も一切ないと読み替えたりしないことが大切です。
チームに入れた資料は個人の管理だけでは完結しない
利用規約では、チーム内コンテンツに関する管理者の権限や、メンバーが外れた際の扱いが説明されています。退職・異動を見込む場合も、個人用の図解と会社の成果物をどこに置くかを先に決めておくと、引き継ぎの混乱を減らせます。
管理者へ確認する項目は、学習利用の設定だけではありません。共有の初期値、招待できる人、外部共有を許す範囲、退職時の処理を一緒に確認しましょう。自分の画面に資料が見えなくなったことと、組織側から削除されたことも区別します。
Napkin AIの安全性で見落としやすい図解共有と書き出し
図解が完成した後は、誰が見られる状態になっているかを確認します。入力時に気をつけていても、共有リンクや書き出したファイルの扱いで情報が広がる可能性があります。
リンクを知っている人の範囲を確認する
Teamspaceの公式ヘルプには、本人だけ、チーム内、認証したリンク閲覧者、ログインなしのリンク閲覧者など、共有対象と権限の選択肢が示されています。閲覧・コメント・編集などの違いも確認が必要です。
「リンクを送る」前に、受け取った人だけが見られるのか、転送先もアクセスできるのかを確認しましょう。社内用の資料では、必要な相手への閲覧権限から始め、共同編集が必要なときだけ権限を広げる考え方が役立ちます。
確認用に別のブラウザやアクセス権を持たないアカウントで開く場合も、会社が許可した方法で行ってください。自分がログイン中に見えるという事実だけでは、社外への公開範囲を検証したことにはなりません。
PDFにした後は保存先の共有設定も確認する
Napkin AIでは文書をPDFとして書き出す機能が案内されています。書き出したファイルをクラウドストレージやチャットへ置くと、その後のアクセス範囲は保存先の設定にも左右されます。
元の文書を非公開にしても、すでに配布したPDFや画像が自動で回収されるとは考えないでください。配布前にファイル名、表紙、図中の数値、ページ全体を確認し、配布先のフォルダーやチャンネルが適切かも見直します。
図解は文章を短くするため、条件や例外が省略されやすい点にも注意が必要です。「条件つきで可能」という文章が「可能」とだけ表示されていないか、元の文章と照合してから共有しましょう。
Napkin AIを業務で使う前の安全性チェック
社内文章を扱う場合は、入力前・共有前・利用終了時の三段階に分けて確認すると、担当者が変わっても運用を続けやすくなります。
入力前に必要な情報だけへ絞る
最初に、会社でNapkin AIの利用が承認されているかを確認します。次に、その承認が「公開情報だけ」「特定プランだけ」などの条件つきでないかを調べます。ツールの利用許可と、すべての業務情報を入れる許可は同じではありません。
入力する文章を準備したら、氏名・連絡先・取引金額・契約条件・未公開の計画・認証情報が含まれていないかを見直してください。図解の目的に関係のない部分は削除し、必要なら内容を一般化します。
さらに、個人アカウントか会社のTeamspaceか、学習利用の管理者は誰か、生成物をどこへ保存するかを決めます。ここが曖昧なら、業務資料の入力は止め、公開情報の練習だけにとどめる判断もできます。
共有前は内容と閲覧範囲の両方を確認する
図の見た目が整っていても、元の文章と意味が一致しているとは限りません。矢印の向き、分類の境界、因果関係、割合などを確認し、誤解が起きる箇所はラベルや注記を直します。
共有設定では、相手、閲覧権限、編集権限、リンクの転送可能性を確認します。顧客へ渡す資料なら、社内確認用のメモや仮の数値が残っていないかも見直しましょう。必要な承認を終えてから送付します。
終了時は不要な共有と保存物を整理する
案件が終わったら、不要な共有を解除し、会社の保存ルールに従って元文章と図解を整理します。作業者の個人ストレージだけに残すのではなく、承認済みの場所に必要な成果物を残しましょう。
誤って公開範囲を広げた場合は、共有を止めるだけで終わらせず、何を、いつ、どの範囲へ共有したかを社内の担当者へ伝えます。削除や通知の判断は、契約や社内の事故対応手順に沿って行ってください。
Napkin AIの利用を控える情報と相談先
扱ってよいか判断できない情報は、入力しないことが出発点です。顧客の個人情報、非公開の経営資料、第三者から守秘義務つきで受け取った文章などは、自己判断で持ち込まないようにしましょう。
特にパスワードや秘密鍵は、図解の材料として入力する必要がありません。業務フローを説明する場合も「認証情報を確認する」と抽象化すれば済む場面が多く、実際の値を貼り付けるのは避けます。
判断に迷ったときは、情報システム・セキュリティ担当へツールや保存場所を、法務・個人情報の担当へ契約やデータの扱いを、資料の責任者へ外部共有の可否を確認します。問い合わせ時にも、確認のためとして機密本文を新たな外部窓口へ送らないよう注意してください。
ツール選びそのものから整理したい場合は、AIツールの用途別比較も参考になります。図解機能の便利さと、会社の情報管理に適しているかは分けて判断しましょう。
図解・資料作成でAIを使う基礎を学ぶ｜生成AIスクール3社を比較
Napkin AIの入力・設定・共有範囲を確認したうえで、生成AIに何を渡し、出力のどこを人が確かめるかも整理しましょう。文章の要点整理や指示の出し方を学びたい方は、無料セミナーで説明と学習内容の相性を比べる方法があります。基礎から仕事活用を考えるならスタートAI、複数ツールの組み合わせに関心があるならSHIFT AI、ChatGPTで文章と指示を整理したいならAIスキルアカデミーが比較の入口です。
以下は生成AI全般の学習案内で、Napkin AI専用講座としての紹介ではありません。図解・資料制作を目的に学ぶ場合は、対象ツール、制作課題、添削の有無を確認してください。セミナー参加によって業務利用の安全性が保証されるものではなく、機密情報の取扱いは所属組織の管理者へ確認してください。学習費用とツール利用料も分けて検討しましょう。
ここでは、スタートAI・SHIFT AI・AIスキルアカデミーを紹介します。 無料セミナーと有料講座は内容や学習期間が異なり、セミナー内では有料サービスの案内も行われます。
※以下の申込リンクには広告が含まれています。
※無料なのは各社が案内するセミナーです。有料講座の受講料は別途かかります。 開催日時・内容・参加条件は申込先でご確認ください。
有料講座を検討する場合は、学べる内容に加え、受講料の総額、学習期間、 サポート範囲、解約条件を確認しましょう。 まずは自分が身につけたい使い方を決め、学習内容との相性を確かめることが大切です。
Napkin AIの安全性に関するFAQ
学習利用をオフにすれば社内文章を入力してよいですか？
それだけでは判断できません。生成のための処理、保管、共有、契約条件は別に確認する必要があります。会社の規程と承認されたデータ範囲に従ってください。
図だけ共有すれば元の文章は漏れませんか？
元の文章そのものを送らなくても、図中の名称・金額・関係性から内容が分かる場合があります。図と共有対象の両方を確認しましょう。元文書へのリンクを添える場合は、その文書の権限確認も必要です。
Teamspaceではメンバー各自で学習利用を変更できますか？
公式ヘルプでは管理者がTeamspaceのデータプライバシーを管理すると案内されています。個人設定だけでなく、所属するチームの適用設定を管理者へ確認してください。
アカウントを削除すれば全データは直ちに消えますか？
公式情報には法令や安全管理などによる保持の例外があります。すでに書き出して配布したファイルの扱いも別です。削除の範囲と保存義務を確認し、即時の完全消去とは断定しないでください。
まとめ：Napkin AIの安全性は入力・設定・共有の三つで管理する
Napkin AIで社内文章を図解する場合は、入力を許される情報か、学習利用や保存の条件が合うか、共有先が必要な範囲に限られているかを順に確認しましょう。
公開情報から小さく試し、図解の意味を人が確認してから共有する進め方なら、不要な情報を持ち込むリスクを抑えやすくなります。機密情報を扱う必要がある場合は、便利さだけで決めず、プランと契約を含めて組織として判断してください。
本記事は公式公開情報に基づく一般的な確認ポイントです。安全性の保証や個別の法的判断を示すものではありません。設定・契約条件は変更されるため、利用時点の公式案内と自社ルールを優先してください。
出典・参考情報
以下の公式資料を2026年11月4日に確認しています。
